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档案问题必看 | 毕业生档案常见问题汇总

2020年9月2日   点击人次:513   

大学毕业档案以及工作以后在单位形成的个人档案构成个人人事档案。人事档案与学生本人的一生息息相关。学生毕业后的工作、学习和生活都要用到人事档案,如职称评定、转正定级、办理社会保险、确认工龄以及开具各种重要证明等,企事业单位入职、公务员选拔等也均需审查档案。因此,人事档案是保障个人权益的重要依据。

但目前,在很多大学毕业生群体中普遍存在对档案不了解、不关心的现象,有的学生毕业多年,档案还遗留在学校,甚至不知将档案丢在何处了。作为一名普通的基层档案管理工作人员,每天都要回答很多重复的关于档案的问题,我决定为毕业生科普档案的一些相关常识,对于一些常见的档案问题,给大家做一个汇总。




1

问:毕业生档案包含了哪些资料



答:一般包括高中学籍资料、报考资料、毕业生登记表、毕业前体检表、学业成绩表、实习鉴定表、党团材料、奖励材料、处分材料、招生登记表、综合测评登记表、报到证、其它材料等。



2

问:大学毕业后我的档案存放在哪里?



答:大学毕业生的档案通常以下几个去向:

    1. 毕业后直接找到了工作,且单位有人事档案管理权的,可以将档案转到工作单位,工作单位没有人事管理权限的,可以把档案转到工作所在地的人力资源服务中心。

    2. 把档案放在户籍所在的人力资源服务中心。

    3. 暂时存放在学校的档案室。

    4. 当地市教育局就业办。

    在实际的业务办理过程中,我们会发现有些学校直接把档案给学生本人了,尤其是一些自考类的学校,按照档案管理规定,原则上人才市场是都不会接收学生自带档案的,如果你的档案在自己手里,可以把档案拿回所读的学校,自己在户籍所在地,凭身份证、户口本开具调档函,由学校通过机要或者学生EMS专用档案邮寄过去(需要盖学校公章)。

 

3

问:毕业后可以一直把档案存放在学校或者教育局就业办吗?



答:1. 学校和教育局就业办保存的只是学籍档案,但在今后的职业生涯中真正发挥作用的却是人事档案;

    2. 原则上在学生毕业后,学校和教育局就业办只负责保管档案两年,超过两年期限将会发回生源地(此举易造成档案丢失);

    3. 现在的人社局免费保管档案,保存在人社局的档案才能真正发挥人事档案的作用,所以,建议学生不要将档案一直存放在学校或当地教育局就业办



4

问:报到证与档案所在地不一致,需要怎么改派?



答:因为现在大学毕业也不包分配工作,所以目前大部分的档案存放单位都不需要学生报到,2年内可改派。报到证的抬头与接收函的接收单位(档案转往单位)不一致已成为常态,自己保管好报到证蓝联即可。

 一般的改派程序:携带人才市场的接收函或劳动合同及原报到证+报到证蓝联去档案所在地→调取档案的白联→回毕业学校申报→省教育厅改派。

(改派成功后持新报到证到接收单位开具调档函→调档)

此项流程各经办结构会稍有不同,但是最后都是要拿学生本人拿白联去教育厅改派,部分地区支持网上办理。具体可咨询档案保管机构及学校。



5

问:党员档案和学籍档案要合并办理转移吗?



答:党组织关系转移可以和党员档案分开办理,党员档案和学籍档案是两回事,目前由于很多人力资源服务中心不保管党员档案,党员档案统一由当地组织部保管,党组织关系转移通过组织关系介绍信便可办理。在转移时一定要咨询转移地档案保管机构,以免造成不必要的麻烦。


6

问:如何开调档函?



答:档案回户籍所在地的同学,携身份证、户口本原件及复印件前去当地人力资源服务中心开具调档函;原则上需本人办理,如本人不能前来需委托亲友过来办理档案相关事宜的,请携带委托书、委托人身份证、户口本原件和复印件和被委托人的身份证原件及复印件开具调档函。(部分经办机构只能本人办理,具体可咨询当地经办机构)。


7

问:档案如何转出?



答:本人携带调档函,身份证、户口本原件及复印件,解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明,去档案所在地即可办理。


8

问:报道证遗失怎么办?



答:在报到证有效期内遗失可至学校就业指导中心协助补办,超过有效期遗失补办手续十分繁琐,故请毕业生妥善保管就业通知书(报到证白联)。


9

问:如何开具档案托管证明?



答:一般带本人身份证和毕业证就可以办理。


10

问:工作单位所在地存档的,如何开调档函?



答:需提供新工作单位劳动合同,工作单位《社保登记证》复印件并加盖公章;个人参保证明、身份证、辞职或解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明原件或复印件。

11

问:应届毕业生如何委托存档?



答:1、在户籍所在地存档的需提供身份证。户口本原件和复印件。

        2、在工作单位所在地存档的需要提供身份证原件和复印件,就业协议书,就业单位《社保登记证》复印件并加盖公章。 


12

问:人才市场转正定级如何办理?



答:湖南省各级公共就业和人才服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级等手续。经本人申请,各级公共就业和人才服务机构可为2015年1月1日之前档案托管在本机构且符合条件的流动人员办理转正定级手续,办理转正定级应以劳动合同和社保缴纳证明等确定工作起算时间,就业报到证或就业通知书仅作为国家计划内统一招生证明,不对报到证开往单位做具体要求。


13

问:大学毕业之后如何计算连续工龄?



答:各级公共就业和人才服务机构不再办理档案工资记载、调整相关手续。经本人申请,可以劳动合同和社保缴费证明为依据为2015年1月1日之前档案托管在本机构且符合条件的流动人员办理连续计算工龄手续。


14

问:档案遗失了怎么办?



答:要联系学校进行补档,手续十分繁琐,所以在毕业之后,要及时对自己的档案的去向做好了解。


15

问:档案可以个人自己保管吗?



答:档案绝对不能由个人保管,因为档案只能公对公进行转递,由个人保管的档案容易造成“死档”而不能发挥档案的作用。


16

问:在网上哪些地方可以自己查询档案?



答:目前很多地方都支持网上自助查档了,如在娄底的小伙伴,可以在以下三个网址查询自己的档案在哪里。

湖南省人才市场档案自助查询
湖南省教育厅毕业生档案查询
娄底市教育局就业办档案查询



17

问:我是应届毕业生,学校把我的档案寄回生源地了,为什么查不到?



答:每年的7月至10月,大量档案会集中寄回各档案保管经办机构,这段时间各地档案保管经办机构都会比较忙碌,档案录入系统也会需要一段时间才能在网上查询,如果你的档案室这段时间寄到的,查档或者调档,需要先提供学校给的邮寄单号,确定邮寄到档时间和地址,以便查找。